@JulieYuki
Pour les mails, j'utilise les outils natifs de gmail, c'est à dire les étiquettes, et l'archivage.
J'ai commencé par mettre cette méthode en place sur ma messagerie de boulot, et je la met petit à petit en place sur ma boîte perso aussi.
En gros j'ai créé un certain nombres d'étiquettes (ex: "Famille", "Administratif", "Voyages") qui ont elles même éventuellement des sous étiquettes (dans administratif : "Finances", "Maison", "Impots" etc).
Ensuite j'ai mis en place des règles de classement automatique pour certains documents récurrents. Par exemple, sur ma boite pro, je reçois tous les mois ma fiche de paye, avec toujours le même objet.
Ça me permet de déjà classer certains mails par défaut (ils s'affichent bien dans la boîte de réception par contre, je te rassure).
Quand je reçois des nouveaux mails, une fois que je les ai ouverts, je fais deux choses.
D'abord, je leur attribue une étiquette si ça n'a pas été fait automatiquement (ex : un billet de train, je vais lui attribuer "Voyages" > "Train").
Ensuite, si j'ai bien traité le mail (ou bien lu s'il s'agissait juste de le lire), je l'archive (ou je le supprime). Comme ça, il n’apparaît plus dans ma boite de réception, et va se ranger dans le dossier de son étiquette. Et quand j'aurai besoin de retrouver l'info, je sais dans quelle étiquette le chercher ! Et si je veux suivre toutes les évolutions de mon contrat avec free, ben j'ai tout bien visible au même endroit.
Si je suis bien cette méthode, ma boite de réception ne contient pas trop de mails, vu qu'il n'y a que ceux que je n'ai pas encore traités !
Autre bonne pratique que je n'applique pas au boulot mais sur ma boîte perso : ne pas hésiter à supprimer !! Une fois lues (ou si ça traîne depuis trop longtemps), je supprime tout ce qui est newsletter, pub, notification traitée etc.
Ça vaut aussi pour les mails qui m'informent d'un truc que j'ai réglé, et dont je n'aurai pas besoin de garder trace (ex : une notification me rappelant de payer mes impôts).
Dans la même idées, j'essaye de prendre l'habitude de supprimer tous les vieux mails de certaines catégories (ex : je n'ai pas besoin de conserver mes mails de la sncf pour des trains que j'ai pris il y a six mois, ou l'annonce que mon colis a été délivré y a trois semaines). De une, ça me permet de mieux voir juste l'essentiel, et de deux c'est bien plus écolo !
Pour les dossiers sur l'ordi, c'est un peu pareil, j'ai des dossiers généraux avec des sous-dossiers plus spécifiques. Le secret, c'est de prendre l'habitude de les classer TOUT DE SUITE. Et éventuellement de les supprimer tout de suite si c'était juste le temps de le renvoyer à quelqu'un d'autre ^^
Et pareil rien sur le bureau, sauf les raccourcis. Éventuellement j'y met quelques fichiers, mais seulement ceux temporaires, que je vais supprimer dans les jours à venir.